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Vous allez mieux gérer votre to-do list grâce à la Matrice EISENHOWER

“Les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes” Qui a dit ça ? Êtes-vous d’accord avec cette personne ? C’est Dwight D. Eisenhower qui aurait dit cela. Il a été président des États-Unis dans les années 50. Difficile de ne pas considérer les paroles d’un monsieur qui avait quand même la plus grande puissance mondiale à diriger. Ça a le mérite qu’on creuse le sujet non ? En plus, il était loué pour la bonne gestion de son temps, et notamment par sa capacité à faire ce qu’il fallait au bon moment. C’est de là qu’est née la matrice qui porte son nom : la Matrice d’Eisenhower.

Dans un précédent article, je vous ai présenté une méthode pour bien définir ses objectifs : la méthode SMART. Dans celui-ci, je vais vous présenter la méthode d’Eisenhower qui va vous aider à classer vos objectifs ou plutôt les différentes tâches que vous avez à faire. Vous saurez lesquelles vous devez faire par vous-mêmes, à quel moment, lesquelles vous pouvez déléguer, remettre à plus tard ou même annuler tout simplement. 

La clé est de différencier les degrés “urgent” et “important” de chaque tâche. Bref je vous explique en 4 étapes comment utiliser la Matrice d’Eisenhower : 

Faites la liste des tâches que vous devez réaliser

(idéalement définissez les de manière SMART, ça vous aidera à avoir plus facilement l’état d’avancement de chaque tâche)

Pour chaque tâche, demandez-vous à quel point elle est importante et à quel point elle est urgente 

Classez chaque tâche dans la matrice ci-dessous en fonction de la qualification que vous en avez faite

Une fois que cela est fait, la méthode d’Eisenhower nous donne les indications de la façon dont vous devez traiter les tâches de chaque case de cette matrice :

  • Toutes les tâches importantes et urgentes sont à faire dès que possible. Vous devez vous organiser pour les réaliser en priorité.
  • Toutes les tâches importantes mais pas urgentes sont à planifier dès maintenant. Afin de les réaliser avant qu’elles ne deviennent urgentes.
  • Toutes les tâches urgentes mais pas importantes sont à déléguer dans la mesure du possible. Trouvez quelqu’un qui peut réaliser ces tâches dès à présent à votre place.
  • Toutes les tâches peu importantes et pas urgentes sont à mettre de côté. Vous ne devez pas perdre de l’énergie sur celles-là. Soit elles sont futiles auquel cas il faut les éliminer, soit elles ne peuvent pas être éliminées mais seront traitées plus tard, lorsqu’elles deviendront urgentes. Ceci étant dit, si vous avez quelqu’un qui peut les traiter, déléguez lui la tâche en donnant une date limite claire.

Si vous respectez ces étapes, vous ne vous sentirez plus autant débordé par des to-do list interminables et/ou une impression d’avoir énormément de choses importantes à faire en urgence. En réalité, c’est souvent une fausse impression qui est due à une organisation pas encore ou pas assez optimisée.

Maintenant que les tâches sont bien définies; elles sont classées en 4 listes.

Comment sait-on par quelle tâche commencer ? 

Le multimilliardaire Warren Buffett donne un conseil à ce sujet : parmi les tâches à réaliser, mettez en haut de la pile la tâche qui vous semble la plus importante et la plus urgente et ainsi de suite. Commencez alors à réaliser vos tâches par la première de la liste et ne passez à la tâche suivante qu’une fois que vous l’aurez terminée. Rayez les tâches que vous avez accomplies. 

Attention toutefois, cela marche bien quand il s’agit de tâches courtes, par exemple des tâches que vous pouvez finir dans la journée. Si c’est une tâche qui prend beaucoup de temps, faites gaffe à ce que les autres tâches en dessous ne deviennent plus urgentes entre temps. Ne soyez pas non plus mono tâche.

Assa DIEOUNE a également écrit un article dans le blog où elle donne des conseils sur la manière de gérer efficacement son temps et sa productivité. Elle évoque évidemment la Matrice d’Eisenhower dans ce cadre.

Enfin, j’écrirai un prochain article qui vous parlera d’une autre méthode très efficace sur la prioritisation des tâches à réaliser : la méthode 1-3-5. Vous la connaissez ? Elle est puissante.

Dites-moi en commentaire ce que vous en pensez et si vous avez d’autres méthodes de productivité à recommander.

Article écrit par Blériot TCHEEKO

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